Privacyverklaring

In deze privacyverklaring informeren wij jou graag over de manier waarop Hope4Ukraine persoonsgegevens verwerkt en voor welke doeleinden. Ook leggen wij je uit wat jouw rechten zijn ten aanzien van de persoonsgegevens die wij hebben ontvangen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij Hope4Ukraine houden we persoonsgegevens bij. Dit zijn gegevens die iets vertellen over jou of gegevens die we in verband kunnen brengen met jou. Je deelt persoonsgegevens met o ns als je met ons met een herstelreis gemaakt, betrokken bent (geweest) bij transport of op een andere manier betrokken bent (geweest) met de hulpverlening voor Oekraïne. Of als je een donatie hebt gedaan. Hope4Ukraine verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, namelijk voor de uitvoering van de activiteiten van Hope4Ukraine.
De categorieën die Hope4Ukraine o.a. verwerkt zijn:

• Persoonlijke gegevens (zoals naam, geslacht, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
• Foto's (zoals profielfoto's, foto's/video's van training, events en projecten)
• Medische gegevens, wanneer men in contact komt met de Medische Dienst (zoals informatie over aandoeningen en medicijngebruik)

De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van grondslag toestemming en de bijzondere persoonsgegevens (medische informatie) worden bewaard op basis van uitdrukkelijke toestemming.

Van wie bewaart Hope4Ukraine persoonsgegevens?

In principe beschikken wij over de persoonsgegevens van iedereen die (in)direct contact heeft (gehad) met ons. We maken daar binnen de organisatie een onderscheid tussen verschillende groepen:

1. (oud)Deelnemers
2. Giftgevers
3. Belangstellenden
4. Contactpersonen die opgegeven zijn als ‘in case of emergency’-contact

Waarvoor gebruikt Hope4Ukraine persoonsgegevens?

Hope4Ukraine verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de doelen waarvoor Hope4Ukraine zich inzet te gebruiken.

Voor (oud)deelnemers geldt, dat wij de door de (oud)deelnemer ingevulde gegevens uitsluitend gebruiken ten behoeve van zijn/haar projectdeelname, voor communicatie-uitingen en wervingsacties van Hope4Ukraine. Bij het opgeven van jouw gegevens, geef je ons daarmee toestemming om je te benaderen met informatie over je reis en aanverwante acties vanuit Hope4Ukraine.

Foto’s en video’s gebruiken we voor communicatie-uitingen en wervingsacties, uiteraard binnen de regels van het portretrecht. Ook partners en financiers kunnen gebruik maken van beeldmateriaal. We zullen nooit foto’s delen die de geportretteerde persoon kan schaden.

Ten slotte: Hope4Ukraine doet niet aan ‘geautomatiseerde besluitvorming’.

Hoe lang bewaart Hope4Ukraine de persoonsgegevens?

De gegevens worden maximaal 1 jaar bewaard, maar in uitzonderlijke gevallen kan daarvan in overleg met de betrokkene om wiens persoonsgegevens het gaat worden afgeweken.

Met wie deelt Hope4Ukraine de persoonsgegevens?

Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan. In principe delen we jouw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is, bijvoorbeeld als op grond van de politie, justitie, toezichthouders of de Belastingdienst daarom verzoeken. Ook kan het, in bijzondere gevallen, zijn dat medische informatie gedeeld moet worden met derden (zoals een ziekenhuis in Oekraïne) wanneer dit essentieel is voor goede zorg voor de vrijwilliger, chauffeur of een ander betrokken persoon. Uiteraard gebeurt dat volgens de daarvoor geldende richtlijnen, namelijk volgens de ‘Grondslag vitaal belang.’ Foto- en videomateriaal kan ook gebruikt worden door partnerorganisaties en financiers.

Hoe gaat Hope4Ukraine met mijn persoonsgegevens om?

Hope4Ukraine gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de persoonsgegevens die ons zijn toevertrouwd en worden alleen gebruikt voor de door de betrokkene aangegeven doelen, zoals deelname aan een herstelreis of een hulptransport.

Hoe kan ik mijn persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. Wil je je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van je ‘Recht op correctie’? Voor inzage en wijzigingen kan je contact met ons opnemen via e-mail: info@hope4ukraine.nl. Aanvragen voor verwerking dienen per e-mail te worden doorgegeven om ook daarin de privacy te waarborgen. We zorgen ervoor dat wijzigingen binnen twee weken worden verwerkt.

Het is ook altijd mogelijk om de toestemming weer in te trekken. In dat geval worden de gegevens die wij over jou hebben binnen 2 weken gewist.

Klacht indienen

Wil je in verband met de verwerking van gegevens of om een andere reden een klacht indienen, dan kan je contact opnemen via het mailadres: info@hope4ukraine.nl.Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring van Hope4Ukraine is uitgewerkt aan de hand van de meest actuele regelgeving (AVG). Aangezien deze regelgeving kan veranderen, behouden wij het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Wij blijven over dit onderwerp in gesprek met onze contacten, bestuur en toezichthouders.

Vragen over privacy?

Heb je na het lezen van deze verklaring en de al eerder gegeven antwoorden nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact met ons op via info@hope4ukraine.nl. Wij helpen je graag verder!